Para comenzar, vamos a presentarte a Notion. En pocas palabras, es una aplicación de productividad que permite gestionar la planificación de tareas.
Para utilizarla solo hay que crearse una cuenta con un correo electrónico o vinculado al perfil personal de Google para facilitar la sincronización multidispositivo. Su mayor beneficio es la versatilidad y capacidad de personalización en base a las necesidades de sus usuarios. Se pueden generar agendas, dashboards de espacios de trabajo, RMs para incrementar tus ventas, entre otras funciones muy útiles para organizar tu jornada de trabajo.
Pero más allá del uso individual, lo que más nos interesa contarte hoy son los usos que puede darle una empresa a la hora de optimizar muchos procesos.
Notion está pensado para que varias personas interactúen, colaboren y compartan la administración de las tareas. De esta forma, todo tu equipo puede estar conectado y al tanto de la evolución de cada tarea y editarlas, sumar comentarios y, en caso que esté resuelto, dar por finalizado un proyecto.
A la hora de sumar Notion a la gestión de tu negocio b2b un gran primer paso es revisar la galería de plantillas para entender las diversas funciones que ofrece la herramienta. Además, te contamos cómo usamos la app en Growketing para agilizar nuestros procesos:
Hace clic acá para descargar nuestra infografía exclusiva y tener siempre la siguiente información a mano:
1) Planificación de contenidos
Su plantilla en formato de calendario resulta muy intuitiva a la hora de organizar tu contenido. Permite editar campos personalizados en base a la información que necesites visualizar rápidamente en cada contenido, como autor, objetivo, formato, keywords, etc.
Extra Tip: Notion ofrece varias vistas de calendario, una muy interesante es la de formato de tabla.
Podes seguir la evolución de tus contenidos y filtrarlos en base a determinado campo.
2) Seguimiento de tácticas de LinkBuilding
Como seguramente ya sabes, el LinkBuilding es la alternativa más utilizada para mejorar el posicionamiento de tu web. Sin embargo, esto siempre representa un gran esfuerzo y demanda mucha organización ya que implica generar contactos con otras páginas, personas e instituciones vinculados a tu nicho para generar una colaboración que se transforme en un link orgánico.
Notion te resultará de gran ayuda a la hora de generar una base de datos de contactos y hacer un seguimiento. Para hacerlo sólo tenes que configurar una plantilla de lista con los campos que necesites. Nombre del medio, blog o web, URL, autoridad del dominio, contacto, ideas de contenido, responsable de tu equipo que gestionará ese backlink, fecha de último contacto, etc.
A través de esta plantilla podrás hacer un seguimiento de tu estrategia de linkbuilding y entender qué tan involucrado está tu equipo con este objetivo.
3) Informes de rendimiento
Ya no es necesario que compartas individualmente a cada uno de los involucrados un reporte de métricas. Es mucho más cómodo generar un único documento al que podes llamar, por ejemplo “Actualización de resultados”, y sumar al final de cada período un link al informe ¿Cuál es el principal beneficio? Un histórico accesible para todos los que tengan acceso y la posibilidad de que puedan comentar mismo documento. Esto permitirá que el informe sea colaborativo y que el responsable de cada unidad actualice sus resultados.
Extra tip: Cuando todo el histórico de un informe está en un mismo lugar, es mucho más facil comparar una evolución periódica.
4) Seguimiento de Keywords
Notion es una gran opción para ordenar keywords en una plantilla de lista y visualizar fácilmente datos clave de cada una como el volumen de búsqueda, veces usadas, URLs, posiciones ganadas y la visibilidad obtenida.
5) Administración del brandbook
Uno de los objetivos que todo negocio persigue es aumentar su reconocimiento. Para eso es fundamental establecer los colores, el logo, y las formas en la que una marca comunica. Para que todo tu equipo esté alineado con estos aspectos tan importantes es necesario compartirles una guia. Para evitar compartir un archivo ultra pesado podes optar por sumar la información a Notion. Allí podrás darle acceso a tu equipo para que pueda revisar siempre que necesite los colores de la marca, los valores, la tipografía, los logos y sus formas de uso.
Extra Tip: Combina el formato «lista» para enumerar, por ejemplo, los diferentes colores y utiliza un bloque de texto para describir por qué y cuándo se debe usar determinado color.
6) Seguimiento de OKRs
Usa una plantilla de notion para entender cómo se desarrolla cada objetivo de cada unidad de tu negocio. Podes utilizar una tabla sencilla que refiera al objetivo principal, el estado actual y la meta esperada. Esto también sirve para considerar algún cambio de estrategia, en caso que los avances no se estén dando al ritmo esperado.
7) Control del presupuesto
A través de una plantilla básica para desglosar los gastos por categorías, podes saber rápidamente el dinero disponible vs. el dinero invertido. El formato por columna puede resultarte cómodo porque podrás distribuir los campos en los que, por ejemplo, se distribuyó el dinero. Como siempre, se pueden sumar comentarios para acordar una maximización de recursos financieros colaborativa.
8) Brainstorming online
Cada vez que un colaborador tenga una sugerencia, puede abrir una sección de notas en Notion y redactar su propuesta. De esta forma, vas a prevenir que el momento de creatividad no sea olvidado y que quede registrado en algún lugar seguro.
